Goede interne meldregeling inclusief een (anoniem) meldpunt, steeds meer beschouwd als een must have.

Vertrouwelijkheid is  het  model  waarbij  één  of  een  selectie  van  mensen  de  identiteit van  de  melder  kent  en deze afschermt voor derden. Helaas is vaak onderdeel van de statuten dat deze bescherming kan worden opgeheven indien het belang van de organisatie dit beginsel overstijgt.

Er is dan dus  geen  garantie  dat de  identiteit  van de  getuige  beschermd  blijft.  Deze onzekerheid is  een  niet  te overkomen  drempel.  Niet  voor  niets  laten  onderzoeken  zien  dat anonimiteit een voorwaarde is voor een effectieve meldregeling.

Geen 100% garantie op vertrouwelijkheid

In veel regelingen is ‘vertrouwelijkheid’ uiteindelijk dus beperkt tot de afweging van belangen:  als  het  bedrijfsbelang  voor  gaat  (en  die  afweging  maakt  het  bedrijf)  dan wordt de vertrouwelijkheid opgeheven.

Een effectieve meldregeling moet voldoen aan een paar minimale eisen:

  • De interne meldregeling is in lijn met het gewenst gedrag.
    Een interne meldregeling introduceren heeft weinig kans van slagen als de medewerkers niet weten wat gewenst gedrag is. Als zij niet weten wat ‘goed’ of ‘fout’ is, zullen er geen meldingen komen. Een bedrijfsdocument zoals bijvoorbeeld een bedrijfsreglement, personeelshandboek, huishoudelijk reglement, gedragscode etc. is dan ook een vereiste. Bovengenoemd document binnen een bedrijf is onmisbaar, zeker met het oog op het bewijzen van misstanden, zoals bedrijfsdiefstal en -fraude. Door regels te stellen over (on)toelaatbare gedragingen en handelingen creëert u als werkgever de mogelijkheid om frauduleus handelen van een medewerker te toetsen. Dit document dient  aan elke medewerker overlegd en voor akkoord ondertekend te worden. Het is sterk aan te raden om in dit document te vermelden wat de consequenties zijn van het niet naleven van de regels. Dit geeft u als werkgever een bepaalde zekerheid en dit kan ook bevoegdheden opleveren. In dit document kan bijvoorbeeld de bevoegdheid staan van de werkgever tot het inzetten van (verborgen) camera’s op de werkvloer bij vermoedens van fraude. Denk ook bijvoorbeeld aan regels omtrent ziekteverzuim. In gerechtelijke procedures over interne bedrijfsfraude zie je vaak terugkomen dat rechters het waarderen als er schriftelijke afspraken zijn tussen de werkgever en de medewerker over niet toelaatbare handelingen en de consequenties daarvan. Zo’n document is daarvoor de beste en makkelijkste oplossing.
  • De interne meldregeling wordt geen ‘klokkenluidersregeling’ genoemd.
    Aan de term ‘klokkenluidersregeling’ kleeft nogal wat ballast. Denk aan de bekende verhalen van Ad Bos, Paul van Buitenen of Paul Schaap, niemand zal staan te springen om in hun voetstappen te treden. Bovendien is de naam klokkenluidersregeling niet juist. De definitie van ‘klokkenluider’ is immers; “Een medewerker die werkgerelateerde misstanden extern naar buiten brengt, evenwel pas nadat binnen de organisatie zelf geen gehoor is gegeven aan zijn klachten”. Niemand zal zich uitgenodigd voelen om een melding te doen. Noem het daarom zoals inmiddels al veel organisaties doen “interne meldregeling”
  • De interne meldregeling heeft geen (of zo min mogelijk) drempels om te melden.
    Het moet eenvoudig zijn om een melding achter te laten. Niet een regeling waarbij je voor misstand type A ergens anders moet zijn dan bij een misstand type B. De regeling moet eenduidig zijn en eenvoudig om te volgen. Praktische drempels moeten ook worden weggenomen. Als er alleen gemeld kan worden op vaste tijdstippen in de week, dan is dit eenvoudigweg niet laagdrempelig. Idealiter kan een melding 24/7 gedaan worden.
  • De interne meldregeling kent eenvoudige communicatie naar de medewerkers.
    De regeling moet eenvoudig te begrijpen zijn voor elk type medewerker in de organisatie: voor de managers, maar ook voor de fabrieksmedewerkers. Hier dient rekening mee gehouden te worden in het gekozen jargon (geen juridisch document!), en tevens met de typen media die worden ingezet om de medewerkers op de hoogte te stellen van de meldmogelijkheid.
  • De interne meldregeling geeft medewerkers de mogelijkheid om 100% anoniem te melden.
    De mogelijkheid van anonimiteit is een absolute voorwaarde om meldingen binnen te krijgen. Zonder deze vorm van veiligheid zal iemand er zelden voor kiezen zijn/haar nek uit te steken. Vergeet niet dat een melder in de meeste gevallen enkel een getuige is en geen (direct) slachtoffer. Zonder anonimiteit is de melder niet zeker van zijn positie. Anonimiteit moet een optie zijn voor meldingen die anders (middels conventionele manieren van zaken melden/bespreken) niet gedaan zouden worden.
  • De interne meldregeling is zo opgebouwd dat de melder ‘in control’ is.
    In sommige meldregelingen lees je dat er – na het doen van de melding – een automatische trein in gang wordt gezet: een traject waar de melder niets meer aan kan wijzigen. De melder heeft geen enkele manier meer om van invloed te zijn op de gevolgen voor zijn/haar positie. Maak deze fout niet.
  • De interne meldregeling stelt de behandelaar in staat om met de anonieme melder te communiceren.
    Om goede opvolging te kunnen geven aan een anonieme melding, is het van belang om te kunnen communiceren met een anonieme melder. Daarom bieden wij de mogelijkheid om middels een versleutelde code anoniem te kunnen communiceren met de anonieme melder. Indien noodzakelijk kan er om aanvullende informatie gevraagd worden en de melder zal altijd op de hoogte worden gebracht van de stand van zaken.
  • De interne meldregeling kent een afhandeling volgens het model: centraal meldpunt, decentrale afhandeling.
    De meldingen komen binnen bij een door de werkgever aangewezen persoon (de behandelaar/geautoriseerde gebruiker). Deze bekijkt of hij/zij kundig genoeg is of dat wellicht de melding aan iemand anders binnen de organisatie dient door te sturen. Het is simpelweg niet mogelijk om intern een functionaris te vinden die kundig is om onderzoek te doen naar zaken uiteenlopend van fraude tot diefstal. Indien noodzakelijk dient onderzoek gedaan te worden door een door het Ministerie van Veiligheid en Justitie erkend particulier recherchebureau. Zo doende wordt ook de geheimhouding van de identiteit van alle betrokkenen verzekerd. Ook wanneer een melder anoniem meldt, moet er nog steeds heel zorgvuldig omgegaan worden met het verspreiden van de gegevens (in het kader van het onderzoek) om te voorkomen dat de identiteit door derden kan worden achterhaald. De werkgever bepaald altijd zelf of er een onderzoek (intern of extern) wordt ingesteld.