Veelgestelde vragen

Wie maken er gebruik van ons (anoniem) meldsysteem?

Zowel kleine als grote bedrijven (van 50 t/m 60.000 medewerkers), overheden, banken, verzekeringsmaatschappijen, scholen, gezondheidszorg en non-profitorganisaties overal gebruiken ze ons meldsysteem. 

Wat kunnen medewerkers melden bij het meldsysteem?

Het meldsysteem is een applicatie welke speciaal is aangepast aan de wensen van de organisatie. Medewerkers kunnen er allerlei (vermoedens van) misstanden melden. De deelnemende organisatie heeft vooraf bepaald welke misstanden er via het meldpunt (anoniem) gemeld kunnen worden. Dit kan bijvoorbeeld ongewenst gedrag zijn, maar ook fraude, corruptie, etc. Afhankelijk van de regels die op de deelnemende organisatie van toepassing zijn, kunnen er verschillende soorten (vermoedens van) misstanden gemeld worden.

Wat is een misstand?

Bij een misstand in de zin van de wet moet het gaan om een misstand die uitstijgt boven een individuele kwestie of een persoonlijk conflict. Er moet sprake zijn van een van een patroon of structureel karakter, of van een zodanig ernstige of omvangrijke misstand dat daardoor het algemeen/maatschappelijk belang wordt geraakt. Bij een algemeen of maatschappelijk belang kan gedacht worden aan schending van een wettelijk voorschrift, een gevaar voor de volksgezondheid, een gevaar voor de veiligheid van personen, een gevaar voor de aantasting van het milieu, een gevaar voor het goed functioneren van de openbare dienst of een onderneming als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten.

Waar komen meldingen terecht?

Meldingen komen bij een vooraf door de werkgever bepaalde persoon terecht. Dit kan een compliance officer zijn, maar bijvoorbeeld ook de HR-manager, of iemand anders. We noemen dat de behandelaar. Wie de behandelaar is binnen de organisatie, wordt vastgelegd in de interne meldregeling (ook wel klokkenluidersregeling genoemd). Deze persoon weet exact wat er met een melding moet gebeuren en kan deze zelf behandelen of doorsturen naar een ander bevoegd persoon, al naar gelang hetgeen is vastgelegd in de interne meldregeling.

Kunnen medewerkers anoniem melden?

Het (anonieme) meldpunt is bedoeld  voor gebruik in situaties  waarbij melden via de normale managementlijnen (leidinggevende, vertrouwenspersoon, etc.) niet gepast is, niet effectief zal  zijn of als medewerkers bang zijn voor eventuele vergeldingsacties.   Als medewerkers een misstand willen melden, maar zich zorgen maken over eventuele consequenties, kan men anoniem melden. Het anonieme meldpunt dient pas als laatste redmiddel te worden ingezet voordat men extern gaat melden.

Hoe werkt het meldsysteem?

Medewerkers of andere belanghebbenden (leveranciers, onderaannemers, etc.) melden anoniem een misstand via het meldsysteem van MeldBedrijfsMisstand. Behandelaar (geautoriseerde gebruiker) binnen de organisatie ontvangt een melding per e-mail en meldt zich vervolgens aan bij het streng beveiligde Casemanagement gedeelte om het bericht te lezen en eventueel een reactie te geven of aanvullende vragen te stellen. Melders loggen op enig moment opnieuw in op het meldsysteem met een unieke 16-cijferige code. Vervolgens kunnen melders anoniem communiceren met de behandelaar binnen de organisatie. Behandelaar binnen de organisatie kan zo alle benodigde informatie verkrijgen die nodig is voor onderzoek en het oplossen van de misstand.

Wat gebeurt er met een melding?

Nadat de melding is binnengekomen bij de behandelaar, zal deze beoordelen of er voldoende informatie is om een feitenonderzoek te starten. Dit kan eventueel met hulp van een extern particulier recherchebureau. Bij onvoldoende informatie of twijfel over de betreffende melding, zal de behandelaar aanvullende vragen stellen. Op die manier kunnen ook valse meldingen er worden uitgefilterd. De Wet Huis voor Klokkenluiders verplicht tot informeren van een melder over wat er met de melding gebeurt: bijvoorbeeld opstarten van een onderzoek, dat er bepaalde maatregelen worden genomen, er meerdere klachten noodzakelijk zijn voordat onderzoek ingesteld kan worden, enz. De melder wordt altijd geïnformeerd over wat er verder met de melding gebeurt, al zal dat nooit inhoudelijk zijn. 

Welke bescherming krijgen melders en klokkenluiders?

Met ingang van 1 juli 2016 is de Wet Huis voor klokkenluiders in werking getreden. Het doel van deze wet is om de mogelijkheden tot het melden van een misstand te verbeteren en de melder bescherming te bieden tegen eventuele benadeling die hij oploopt als gevolg van het melden.

Echter in de praktijk werkt het regelmatig toch anders. Vertrouwelijkheid is  het  model  waarbij  één  of  een  selectie  van  mensen  (leidinggevenden, vertrouwenspersonen, etc.) de  identiteit van  de  melder  kent  en deze afschermt voor derden. Helaas is vaak onderdeel van de statuten dat deze bescherming kan worden opgeheven indien het belang van de organisatie dit beginsel overstijgt. Er is dan dus  geen  garantie  dat de  identiteit  van de  getuige  (de melder) beschermd  blijft.  Deze onzekerheid is  een  niet  te overkomen  drempel.  Niet  voor  niets  laten  onderzoeken  zien  dat anonimiteit een voorwaarde is voor een effectieve meldregeling.

Waarom zouden we een (anoniem) meldsysteem opnemen in de interne meldregeling?

In de eerste plaats om medewerkers een veilig meldkanaal te bieden. Betrokken en integere medewerkers zorgen namelijk voor een goede werksfeer binnen de organisatie. Ten tweede om zoveel mogelijk meldingen in een zo vroeg mogelijk stadium te ontvangen. Hiermee wordt voorkomen dat misstanden groter worden en kunnen misstanden zo snel mogelijk worden opgelost.  Als derde wordt voorkomen dat melders zich genoodzaakt voelen om extern (Media, Huis van Klokkenluiders, etc.) te gaan melden, met alle negatieve gevolgen van dien. En als laatste werkt een anoniem meldpunt preventief.